Kennisproducten

In een aantal bijeenkomsten heeft een groep Gateway Reviewers vijf thema's verkend aan de hand van persoonlijke beelden en ervaringen van uitgevoerde Gateway Reviews. Hieruit zijn zes kennisproducten voortgekomen. Elk kennisproduct kan worden gezien als een 'reisverslag’.  De kennisproducten dragen bij aan het voeren van het dialoog over leiderschap, cultuur, inhoud, relaties, risicomanagement en governance binnen de overheid.

Leiderschap 1

We treffen in de Gateway Reviewpraktijk veel verandermanagement aan binnen programma’s en projecten. Maar veranderen vraagt om leiderschap. Maar wat houdt leiderschap in? Leiderschap gaat over mensen en is dus persoonlijk en authentiek. Management is taak en functie gebonden. Leiderschap is persoonsgebonden.  Leiders kunnen het niet alleen en hebben anderen nodig om het doel te realiseren. Leiderschap gaat over het hebben van een visie om mensen te inspireren en te verbinden aan het te realiseren doel.

Leiderschap 2

Voor leiderschap vanuit het Gateway Reviewperspectief, die permanente  veranderkracht vereist, zijn er drie contextuele randvoorwaarden voor succes: Het vergroten van de betrokkenheid van interne en externe actoren bij de verandering, het versterken van kennis en kunde van betrokken medewerkers, het inrichten van een leeromgeving gericht op proberen en experimenteren.

Cultuur

Binnen programma’s en projecten is er bij de sturing en uitvoering weinig aandacht voor de cultuur. Terwijl programma’s en projecten vaak tot doel hebben organisaties te veranderen. Reden genoeg om met elkaar in gesprek te gaan over cultuur binnen programma’s en projecten. Cultuur gaat over houding en gedrag en is dus waarneembaar. Is de bestaande cultuur in beeld? Is de gewenste cultuur in beeld?  En hoe vindt sturing hierop plaats?

Inhoud

De inhoud van een programma of project gaat over de vragen: waarom is dit programma of project er, wat gaan we concreet realiseren en hoe gaan we dat samen doen. Bij de uitvoering van een programma of project is veel aandacht voor wat we gaan doen en hoe we dingen doen. De Gateway Reviewpraktijk laat zien dat er weinig aandacht is voor de waarom van het programma of project. Waarom het programma of project er is, of het gezamenlijke doel dat je samen wilt realiseren, staan we onvoldoende bij stil. En we nemen onvoldoende tijd om die gezamenlijk te bepalen. Terwijl de waarom een belangrijke vraag is waarop je mensen en organisaties verbindt.

Stakeholders en relaties

Veel Gateway Reviews sporen aan tot intensievere betrokkenheid van stakeholders en relaties bij programma’s en projecten. De omgang met stakeholders en relaties blijkt een belangrijk aandachtsgebied. Bij de realisatie van programma’s en projecten is de afhankelijkheid van anderen groot en alleen door samenwerking is het doel succesvol te realiseren. Omgaan met stakeholders en relaties vraagt om verschillende omgangsvormen. Beide zijn nodig voor het realiseren van het doel.

Risico's en kansen

Uit de Gateway Reviewpraktijk blijkt dat het risicomanagement binnen programma’s en projecten zich vooral richt op de beheersbare en voorspelbare risico’s. Terwijl veranderingen ook gaan over onvoorspelbaarheden en kansen die zich voordoen. Omgaan met risico’s is geen standaard benadering maar vraagt om maatwerk. Bij het maatwerk gaat het om de fit tussen de drie aandachtsgebieden: risicocultuur, risicoperceptie en omgaan met risico’s. Naast risicomanagement vraagt het bredere perspectief van risico’s om andere expertise en andere manieren van organiseren en werken. Vraag naast hoe omgegaan wordt met risico’s ook naar hoe omgegaan wordt met kansen, onzekerheden, crisissituaties. Het omgaan met risico’s moet vooral ingericht worden als een leerproces.

Governance

Binnen programma’s en projecten is er veel aandacht voor de governance. Er is niet een eenduidige definitie van governance, wat als risico met zich meebrengt dat binnen programma’s en projecten verschillende beelden kunnen ontstaan over wat governance inhoudt. De praktijk laat zien dat er vooral aandacht is voor de zogenaamde structuurgovernance: de organisatiestructuur. Maar governance gaat ook over het gedrag en samenwerking binnen de structuur; de sociale governance. Het blijkt dat het begrip governance een wereld in zich borg; het was bepaald meer dan louter “besturing”. Governance is en blijft mensenwerk! Dit vraagt om met elkaar nadrukkelijk in gesprek te gaan vanuit welke orientatie invulling wordt gegeven aan governance.

Het Geluksklavertje

Analyse van schriftelijke aanbevelingen van uitgevoerde Gateway Reviews toont aan dat er sprake is van een onbalans in de sturing en beheersing van programma’s en projecten. Voor veranderingen zijn vier aandachtsgebieden van belang: inhoud, proces, relatie en cultuur. Er blijkt bij de sturing en beheersing vooral aandacht te zijn voor inhoud en proces. Er is weinig aandacht voor relatie en cultuur. Over deze onbalans zijn reviewers en opdrachtgevers in gesprek gegaan. Voor het succesvol realiseren is het van belang dat er aandacht is voor alle vier de aandachtsgebieden. Het meer in balans sturen en beheersen brengt nieuwe en aanvullende handelingsperspectieven met zich mee. Maar dit begint met het bewust worden van de onbalans en de ambitie om meer in balans te willen sturen.

De kunst van het samen (be)sturen

Programma’s en projecten vinden plaats in een complexe en sterk veranderende omgeving. Dit vraagt om andere manieren van denken over oplossen, sturen, organiseren, samenwerken en besluiten. Een belangrijke constatering uit de vele interviews is dat het succes van een programma of project niet bepaald wordt door de kwaliteit van de plannen en organisatiestructuren, maar door de kwaliteit van de samenwerking tussen mensen. Uit de Gateway Reviewpraktijk blijkt dat er zes kritische verbindingspunten zijn die mensen belangrijk vinden om samen het doel te realiseren van een programma of project.

Deze kritische verbindingspunten vormen het referentiekader voor de uitvoering van Gateway Reviews. Het referentiekader met de kritische verbindingspunten voor samenwerking is weergegeven in het Wiel van verbinding.